איך עסק יכול להתארגן לעבודה מרחוק?

מאז שהתפרץ נגיף הקורונה, עסקים רבים עברו לעבודה מהבית, וארגונים שלמים החלו להתנהל מרחוק, ולו כדי שלמור על ההנחיות ועל בריאותם של העובדים. איך עסקים יכולים להתארגן לקראת עבודה מרחוק? אספנו כמה טיפים חשובים.

כלים טכנולוגיים שיוכלו לסייע

יש לא מעט כלים טכנולוגיים שיוכלו לסייע לכם בניהול העסק מרחוק, כאלה שיוכלו לעזור לשמור על תקשורת פנים ארגונית טובה, כמו גם תקשורת מול הלקוחות.

ראשית נדבר על מרכזיה, משום שמעבר לצורך הקלאסי, ניתן להשתמש בשירותי המרכזייה גם לתקשורת פנים ארגונית ולניהול שיחות ועידה בין המנהלים. כמו כן, ניתן לחלק את מספרי הטלפון העסקיים לשלוחות, או לחלופין לשמור על קשר מול הלקוחות ולאפשר להם לקבל שירות לקוחות איכותי. התקשורת היא חלק בלתי נפרד מהעבודה, ובייחוד כשמדובר בעבודה מרחוק. השתדלו לשמור כמה שיותר על תקשורת פנים ארגונית טובה ומסודרת – והיעזרו בכלים טכנולוגיים.

נוסף על כך, תוכלו להיעזר במערכות לניהול משימות כמו אסנה או קליק אפ. הן יאפשרו לכם לנהל את כל המשימות של הצוות, ולבחון את ההתקדמות שלהם מידי יום ואת הפרודוקטיביות. פה נעצור לציין שמדידת הפרודוקטיביות היא חשובה וחיונית להצלחת התהליך.

צרו שגרת עבודה, גם אם וירטואלית

חשוב להבין שעבודה מהבית כרוכה בלא מעט הסחות דעת ולכן חשוב לבנות שגרת עבודה וירטואלית, למשל עבודה בזום בשעות קבועות, פגישות עבודה פעמיים ביום (לטובת עדכון משימות ועדכוני סטטוס), זמנים קבועים להפסקת צוהריים לכולם וכו'. שמרו על שגרה קבועה לכל העובדים, וודאו שכולם זמינים בשעות העבודה שהגדרתם.

פגישות עבודה ווירטואליות

על מנת שפגישות העבודה יהיו יעילות, חשוב להיערך אליהן מבעוד מועד ולהגדיר מהן מטרות הישיבה ועל אילו נושאים חשוב לדון. הישיבות חייבות להיות ממוקדות ומדויקות, לכן כדאי לבקש מכל משתתף להכין מראש את הסעיפים שאותם הוא רוצה לציין במהלך הישיבה. אפליקציית זום היא האידיאלית ביותר כיום לפגישות ווירטואליות – אם אתם נעזרים בה באופן שוטף, כדאי לוודא שיש לכם מנוי עסקי.

לא קל לעבוד מרחוק, ובטח שלא לנהל עסק – אבל זה אפשרי. היערכו כמה שיותר לקראת העבודה מהבית, בררו על עזרים טכנולוגיים שיוכלו לסייע לכם ונסו למצוא את שגרת העבודה האידיאלית ביותר לעובדים. בהצלחה!