ביקורת מערכות מידע

בכל ארגון, בוודאי בארגונים בינוניים וגדולים, ישנן מערכות מידע אשר מחזיקות בתוכן את כל המידע של הארגון. מדובר על מערכות אליהן זורם המידע ממערכות שונות, בין אם זה מידע חשבונאי, מידע על עובדים, מידע על מלאי, מכירות, הכנסות והוצאות ועוד.

המידע שנמצא במערכת חייב להיות מדויק ואמין, שכן על בסיסו החברה מתנהלת ומקבלת החלטות, וחשוב לא פחות, על בסיס המידע שנמצאת במערכת, נכתבים הספרים החשבונאיים, אלה שמוגשים בסופו של דבר לרשויות המס, ובהתאם לכך נקבע כמה מס החברה צריכה לשלם למדינה. המידע חייב להיות מדויק במאה אחוז, אחרת כל החישובים וכל התכנונים, עלולים להתגלות כלא נכונים.

על מנת שזה יתבצע, לא מספיק שהמערכת תעבוד ולא מספיק שהנתונים יועברו ממערכות שונות או שיהיה מי שיפקח על המערכת, אלא צריכה להיות ביקורת חיצונית של מערכת המידע. כלומר, המערכת חייבת לעבור ביקורת מצד אנשי מקצוע שיוודאו שאכן המידע שנכנס אליה הוא אמין, מקצועי ונכון.

יש סיבות מדוע נוהגים להשתמש בשירותיהן של חברות חיצוניות לצורך ביקורת מערכות מידע. ראשית, זה הרבה יותר אמין שחברה חיצונית מבצעת את הביקורת ולא רק גורם פנימי. ייתכן מאוד שהגורם הפנימי יפעל בצורה אמינה ושקופה, אך היו ויהיו מקרים, בהם זה לא יהיה כך ואז החברה תינזק. לא רק מבחינת החוק אלא גם כל תהליך העבודה שלה יהיה שגוי.

שנית, תמיד טוב שעוד גורם יפקח על התהליך ועל המערכת ויוודא שאכן היא פועלת בצורה נכונה, אמינה ושקופה.

שלישית, כשאנחנו מזמינים ביקורת של מערכות מידע, הרי שמדובר באנשי מקצוע שמבצעים את העבודה. יש דברים שהצוות הפנימי בחברה לא תמיד ידע להסביר ולא ידע לטפל בהם. לעומת זאת, צוות מקצועי חיצוני, ידע כיצד לעבוד עם המערכת וידע כיצד להתמודד עם כל בעיה שצצה.

חשוב לומר, על מנת שהמערכת תהיה מבוקרת בצורה נכונה ואחראית, מוטב לעשות את כל תהליך הביקורת מספיק זמן, בשביל שיהיה ניתן לטפל בכל בעיה ולהגיש בסופו של דבר את הדוחות הנכונים, עם המספרים המדויקים כפי שנדרש מאיתנו.